おはようございます！イトクラです！
今回は、報連相の極意２つ目【要約する】について考えていきましょう。
前回、1つ目のポイントは
【伝えたいメッセージを明確にする』
でした。
まずは明確にすることが大切ですが、それだけでは相手に正しく伝わらないこともあります。
例えば、忙しい時に長々と報告されたり、文章が細か過ぎてパッとみてポイントが理解しづらかったり。
この記事を読むことで、報連相に必要な知識を身につけることができます。
『報連相上手は段取り上手』であり、最も生涯のキャリア形成において重要なテーマです。
ぜひ最後まで読んでみてくださいね。
報連相の極意 −
【②要約する】
伝えたいメッセージが明確になったら、次に要約することが大切です。
要約するとは、伝えたいメッセージを簡潔にまとめることです。
要約する理由は、以下の通りです。
- 相手の時間を尊重する
- 相手の注意力を引く
- 相手の理解を促す
- 相手の反応を得やすくする
報連相における大前提があります。
相手は、自分の報連相に対し［報告するタイミング］で興味があるとは限りません。
相手には他にも多くの仕事や情報があります。
そのため、相手の時間を奪わないように、要点だけを伝えることが礼儀です。
また、要点だけを伝えることで、相手の注意力を引き、興味を持たせることができます。
さらに、要点だけを伝えることで、相手に自分の状況や考えを理解してもらいやすくなります。
そして、相手に理解してもらえれば、相手からの質問や意見や承認を得やすくなります。
前回の記事の例題を元に考えてみましょう。
「Aプロジェクトの進捗報告致します。
現在、Cの目標達成に向けてBタスクを進めています。
進捗率は約80%ですが、Dの問題に直面しています。
この問題に対しまして、Eの対策を取りたいと考えています。
そのためには、Fの部署の協力が必要となります。
そこで、上司にFの部署に連絡していただきたいのですが、いかがでしょうか？」
この報連相は要点を簡潔にまとめているので、要約できていると言えます。
このままでも十分相手に伝わりやすいと思います。
口頭、メールどちらも活用できます。
ではさらに要約しましょう。
【Aプロジェクト進捗】
◆目標:C
◆現在の取り組み: B
◆進捗: 80%
◆問題: D
◆対策: E
メールなどの場合、箇条書きにすることで、要点のみを報告することができます。
定期報告の頻度が高い時によく活用できます。
いかがだったでしょうか？
要約の方法はこれ以外にもいろんなやり方があると思います。
報連相を受ける側がどんな人で、どんな内容を望んでいて、どんなふうに要約すれば喜んで受け取ってくれるかを、考えながらアレンジしていくのも仕事の面白さのひとつかもしれませんね。
本日はここまで！
最後まで読んでいただきありがとうございました。
参考になったと思っていただけたら、いいね、コメント、読者登録もぜひよろしくお願いします😊
